（一）采购谈判管理系统模块的功能作用
采购谈判管理系统模块，是物料购配管理二级子系统的第一个基本子系统。保障企业经营所需物料的有效供给，是从找到货源，确定优惠的供货条件为前提的。
这一系统模块的功能作用，是寻找企业所需物料的供给货源，通过谈判，筛选供货商，讨论确定供货条件，明确双方的责任和权利。其目标是保证物料购配的质量和稳定，谋求物料采购的成本优势。
从企业组织物流营销系统的角度分析，企业组织物流营销系统的有形活动就是从这一系统模块的运行开始的。但这一系统模块的运行，还主要只是收集信息、筛选信息、锁定目标、确定供货合作关系，并没有发生实际意义上的物流营销系统。但这一系统模块却是物料进入企业组织运行过程的入口。由它确定谁可以进来，门向谁打开。
在企业组织运行现实中，这一系统模块的功能作用，一般都会高度重视。这不仅是因为它直接关系到企业经营成本的高低，而且往往在这一系统模块的运行过程中，很容易发生企业组织内部职务犯罪和腐败问题。在买方市场条件下的购买活动决策人，在这个市场选择过程中，就拥有支配权，因而往往不免发生与供货商进行私下交易，侵害企业整体利益的事。这也是所有企业都感到头疼的事。
这一系统模块，与采购履约管理系统模块关系极为密切。很多企业对它们二者之间是不加区隔的。之所以进行区隔，也是为了实现权力制衡，减少和消除职务犯罪和腐败。它们二者之间直接是一种相互制衡的关系。

（二）采购谈判管理系统模块功能作用健全完善必须完成的事务工作内容
1、根据企业组织运行的需要，制定物料采购计划，事先做出协调控制安排，以为企业组织运行所需物料购配的及时、有效性提供支持。
2、收集所需物料的货源信息，以为物料购配商的选择提供选择基础。
3、对供货商进行筛选比较，包括对他们的供货质量、价格、信誉、发展稳定程度等内容进行综合评估，并对可选择的供货商进行排队，确定供货梯队。
4、根据企业生产经营计划，选择确定供货的方式方法。
5、谈判议定采购协议草案，以获得供给稳定、质量有保障、价格相对低廉（价格性能比达到最大）的物料供给渠道。

（三）采购谈判管理规范化的标准要求
1、效益性要求。对货源信息，要尽可能广泛收集，至少要覆盖有影响的主要厂商，以“货比三家”来保障物料购配的效益。所需物料总量规模比较大，或者单项采购数量规模比较大时，必须通过招标形式来完成货源信息的收集和采购谈判等一系列的供货商选择工作。能集中采购的物料，必须集中采购，以保证规模采购所能获得的折价效益。能稳定供货关系的，必须稳定供货关系，以保证连续采购的供货折价效益。
2、保障性要求。对供货商实行分级管理，一般要求分为三个层次：能直接大量供货的主供货商，只是小批量供货的辅助供货商，以及作为下一步选择的后备供货商。当主供货商的供货发生问题时，由辅助供货商和后备供货商提供物料供给。一方面把供货商之间的竞争引入到供货履约的监督中来，以保障供货质量和效益；另一方面避免发生任何形式的因物料购配导致的企业组织运行中断事件。
3、稳定性要求。对于主供货商、辅助供货商和后备供货商的选择，必须根据供货质量、价格、信誉、供货商的发展前景预测等四方面的内容，加权综合评价后进行选择。所选择的后备供货商必须在供货能力上保持一定的倍数限制，以绝对保证物料供给的可靠性。
4、严密性要求。与供货商谈判商定物料供货协议草案，内容必须具体、严密，对物料的品类、型号、质量、数量、供货时间、交货地点、付款方式、验货程序等内容都必须明文界定，以为供货履约提供.

舒化鲁，管理学者，规范化管理权威专家